|
- Sæt alle data separat i kolonner, såsom:
en. Unik nøgleværdi (hvis den findes)
b. initialer
c. Fornavn
d. Indskud
e. Efternavn (eller firmanavn)
f. Besøgsadresse (gadenavn og husnummer)
g. Postnummer (besøgende adresse)
h. By (besøgende adresse)
jeg. Landekode (2-cifret ISO 3166-1 standard)
j. Email adresse
k. Telefonnummer
jeg. Mobiltelefon
j. Instruktioner
k. Kontaktperson (fuldt navn)
- Ingen kolonne er påkrævet. Lav de kolonner, der er udfyldt, resten kan udelades.
- Sørg for, at Excel-arket ikke har nogen sammensatte (kombinerede) felter.
- Hvis det ønskes, kan tomme linjer og overskriften allerede fjernes fra Excel, men det er også tilladt under importproceduren.
Start af importproceduren
Hovedmenu PrintCMR, knap "Andre data", knap "Importer relationer og adresser"
Hvis gamle indstillinger allerede er indstillet, kan de gemmes eller slettes.
Angiv den Excel-fil, hvor data er gemt.
Når du tildeler kolonnerne, skal du kontrollere alle de vigtige kolonner. Rækkefølgen af disse kolonner er ikke vigtig, kun de korrekte kolonner læses fra Excel.
Efter tildeling af kolonnerne vil tabellen være synlig på skærmen.
Felttypen kan vælges øverst på skærmen. Dette bliver gult.
Vælg derefter den tilsvarende kolonne, der indeholder disse oplysninger, ved at klikke på knappen til kolonnetitel. Søjlen bliver også gul.
Gentag denne handling for alle de kolonner, der er til stede for fuldt ud at arrangere mønsteret.
Et par punkter til opmærksomhed:
en. Kolonner, der ikke findes eller er tomme, kan sikkert springes over.
b. Virksomhedsnavne kan bedst indtastes i feltet "Efternavn".
c. Feltet "Besøgsadresse" indeholder både gadenavn og husnummer.
d. Alle felter er mutable. Om ønsket kan data justeres lige så hurtigt inden import.
e. Tomme linjer kan slettes ved hjælp af slet-knappen på linjen
f. Disse indstillinger gemmes næste gang. Hvis den samme type fil læses ind på et senere tidspunkt, er indstillingshandlingen ikke længere nødvendig.
g. Import af data med allerede eksisterende adresser er baseret på sammenligning med kolonnen "Nøgle".
Den fil, der skal læses, vil overskrive eksisterende oplysninger. Hvis oplysninger ikke kommer fra denne behandling, forbliver tidligere anvendte oplysninger.
h. Hvis der ikke indtastes en "nøgle", PrintCMR skaber en unik nøgle i sig selv.
Bemærk, at den samme adresse får en anden unik nøgle næste gang og vil blive registreret to gange.
PrintCMR behandler ikke adressegenkendelse!
Knappen "Process" starter proceduren og afslutter behandlingen på skærmen med "Relationer og adresser", der lige er importeret.